CAPÍTULO V
OFIMÁTICA
Definición
Guevara, A; Abad, M. (2004), La
ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que se
utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y automatizar las tareas referentes
a la oficina.
Es decir que la ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo
relacionado a las actividades de la oficina que logran el procesamiento
computarizado de datos escritos, sonoros y visuales.
Historia
La ofimática o la automatización de la oficina
moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que
permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.
Más cerca en el tiempo, la automatización de la
oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios
electrónicos.
Pero la revolución de la automatización llegó de
la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en
1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971 cuando comenzó la
revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más de costumbre las
tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad
más completa, en el ambiente laboral.
La ofimática básicamente se originó para la
gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las
computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la
capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el
intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a
internet, etc.).
El modelo real de la ofimática como la conocemos,
ha sido planteado como un modelo en capas o niveles que involucran cada una de
las diversas actividades que tienen lugar dentro de una organización.
La ofimática en sí, está dividida en niveles que
en ocasiones pueden ser mal interpretados porque la diversidad de funciones que
posee van desde funciones claramente definidas y funciones que muy
probablemente correspondan a otras áreas de la empresa,
como producción,
aunque no está de más mencionarlo, que día a día los seres humanos buscamos la
forma de perfeccionar el proceso actual
necesario para reducir el número de errores y optimizar su funcionamiento.
Cabe mencionar el trabajo desarrollado
por la compañía "ARTech" véase la siguiente dirección:
www.genexus.com quienes desarrollaron GeneXus, que es, esencialmente, un
sistema que permite una buena administración automática
del conocimiento de
los sistemas de negocios,
en otras palabras es un sistema que desarrolla sistemas para la administración
en las diferentes empresas.
GeneXus está basado en un paradigma completamente
diferente a los usuales paradigmas de
desarrollo de sistemas: no parte de un modelo de datos preexistente ni de
concepciones abstractas sobre lo que es importante para la empresa y lo que no
lo es.
Visto de forma gráfica y realista, la tecnología
ofimática, se divide en tres grandes ejes: Computabilidad, Comunicabilidad y
Convivencialidad. Los que su nivel en desarrollo, varía dependiendo de los
factores involucrados en los diferentes entornos sociales y que a su vez
refleja una estrecha relación que indica lo imposible que sería el desarrollo
individual.
Tabla
6 Ejes de la Tecnología Ofimática
LOS EJES DE LA
TECNOLOGÍA OFIMÁTICA
|
||
COMPUTABILIDAD
|
COMUNICABILIDAD
|
CONVIVENCIALIDAD
|
Conocido
como calculable en donde se nos permite obtener el resultado de una serie de
operaciones como almacenar, modificar, borrar, consultar e imprimir la
información necesaria para que nuestra oficina, pueda funcionar de una forma
muy eficiente.
|
la cualidad,
índole o característica de lo comunicable en lo que se puede comunicar,
transmitir, parlamentar, notificar
o conversar, lo que es digno de ser comunicado o de
comunicarse en cualquier tipo de modalidad más en común en cualquier medio de
comunicación.
|
se
describe el
concepto
de interfaz, que es el medio utilizado para poder transmitir los datos de un
lugar a otro, como lo mencionado en párrafos anteriores, el simple hecho de
registrar nuestra
huella como una marca personal
|
El desarrollo de los diversos componentes
ofimáticos tiene una velocidad superior a la que podemos imaginar y sus dos
componentes clave: Hardware y Software normalmente van de la mano, aunque en
ocasiones, se piensa en hardware con una funcionalidad que no existe un
software capaz de procesar la información requerida por el dispositivo creado,
si nos remontamos a los años 80, las especificaciones de un ordenador, eran
mínimas en relación a los 90, y de igual forma estas en relación a décadas
subsiguientes, observando que en la actualidad se dispone de tecnologías, que
hace unas décadas, se creían utópicas porque solamente existía en la
imaginación de los visionarios, ahora que se posee, se pronostican algunas
innovaciones que vendrán a revolucionar la forma actual o tradicional de poder
desarrollar un sinnúmero de actividades cotidianas, que dicho de otra forma,
simplificarán nuestras actividades vigorosas, por actividades más de pensamiento y
quizás, modifiquen nuestra apariencia física en hacer cuerpos humanos más
débiles y con un cerebro de
un mayor tamaño por lo expuesto.
Microsoft Word
Microsoft Word es una aplicación
informática orientada al procesamiento
de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene
integrado en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.
Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983. Versiones
subsecuentes fueron programadas para muchas otras plataformas, incluyendo, las
computadoras IBM que corrían en sistema MS-DOS (1983). Es un componente de la
suite ofimática Microsoft Office; también
es vendido de forma independiente e incluido en la Suite de Microsoft Works. Las versiones actuales son Microsoft Office Word 2016 para Windows y Microsoft Office Word 2016 para
Mac. Actualmente es el procesador de texto más popular del mundo.
Microsoft Word utiliza un formato nativo cerrado
y muy utilizado, comúnmente llamado DOC (utiliza la extensión de archivo doc.).
Por la amplísima difusión del Microsoft Word, este formato se ha convertido en
estándar de facto con el que pueden transferirse textos con formato o sin
formato, o hasta imágenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras
opciones como el texto plano para el texto sin
formato, o JPG para
gráficos; sin embargo, este formato posee la desventaja de tener un mayor
tamaño comparado con algunos otros. Por otro lado, la Organización
Internacional para la Estandarización ha
elegido el formato Open Document como estándar para el
intercambio de texto con formato, lo cual ha supuesto una desventaja para el
formato .doc. Ahora, en el Word 2007, se maneja un nuevo formato, docx. Es más
avanzado y comprime aún más el documento. Puede instalarse un complemento para
abrir documentos creados en Office 2007 desde versiones de Office anteriores,
disponible desde la página de
Microsoft.
Ilustración 29 Ventana de Word
Word tiene un mecanismo similar a los plug-ins para entender otros
formatos. Fue desarrollado en los tiempos en que Word Perfect era
el estándar de facto para quitarle cuota de mercado. Se basa en instalar una
librería dinámica o DLL para implementar el formato.
Microsoft incluso publicó un Converter SDK (Software Development Kit) para permitir a los
usuarios de Word 6.0 que escribieran soporte para formatos no soportados.
Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de
cálculo utilizado
en tareas financieras y contables.
Microsoft comercializó originalmente un programa
para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy
popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente
al Lotus 1-2-3. Microsoft
publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de
Windows (numeradas 205 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de
ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. La versión actual para
la plataforma Windows es Excel 15, también denominada Microsoft Office Excel
2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2016
(no disponible hasta septiembre de 2015, excepto para usuarios de Office 365).
La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Apple Macintosh son: 1998 || Excel 8.0 ||
Como parte de Office 98 2000 || Excel 9.0 || Como parte de Office 2001 2001 ||
Excel 10.0 || Como parte de Office v.X 2004 || Excel 11.0 || Como parte de
Office 2004 2008 || Excel 12.0 || Como parte de Office 2008.
Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO
o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro
de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar
estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y
empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de
crédito.
Por suerte, las fiabilidades de sus funciones permiten
innumerables posibilidades... también podemos confiarle estadísticas y
complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos
en la web. Además, podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en
Word, sonidos, imágenes, etc.… y los tan bienvenidos comentarios, que pueden
ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy
útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que
nos interesa.
Ilustración 30 Ventana de Excel
Microsoft Acces
Historia
Microsoft Access es un sistema de
gestión de bases de datos incluido
en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor
de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular,
como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint,
etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado
por sí misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes
niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación.
Puede llevar la administración de contactos y
llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros,
revistas, música, etc.
Las aplicaciones son
innumerables
Su potencia le permitirá crear su propio programa
para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos
actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz
que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con
simpleza.
Ilustración 31 Ventana Microsoft Office Access
Microsoft PowerPoint es un programa de
presentación desarrollado la empresa Microsoft, para sistemas operativos Windows y Mac OS. Viene integrado en el paquete ofimático llamado Microsoft Office como un elemento más, que
puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo
para obtener un resultado óptimo.
Una forma amena para presentar a los demás sus
proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su
producto, explicaciones de sus clases, etc.
Es el formato ideal para acompañarlo en sus
discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que
se explique por sí mismo.
Puede realizar diferentes animaciones, insertarle
imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea.
También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones
en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.
Características
Algunas características de PP:
El uso de plantillas; que se pueden hacer por el
usuario, además de las que ya están preestablecidas.
Poder introducir textos variando el color y el
tamaño de las letras conforme a las necesidades y gustos del usuario.
Se pueden insertar imágenes con las que se da una
mejor presentación a la diapositiva, facilitando comprender mejor a aquello de
lo que trata la diapositiva, además de poderse insertar textos a las imágenes
complementándose la exposición.
Posee herramientas de animación, con las que se
puede dar efectos a los textos e imágenes, dándole una mejor apariencia.
Realizar gráficos.
Añadir videos y audios.
Ilustración
32 Ventana Power Point
Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho
más allá…si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con
mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión.
Permite hacer un seguimiento de los mensajes y
contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes
en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y
mucho más.
Incluye además la posibilidad de llevar su agenda
con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir
notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un
apunte.
Ilustración 33 Ventana Outlook
Microsoft Publisher
Aspectos
generales
Microsoft Publisher es una aplicación muy fácil
de usar que te ayudará a crear boletines, folletos, páginas Web y prospectos
atractivos y con calidad profesional, aunque no hayas realizado tareas de
autoedición anteriormente. Solo debes
conocer las herramientas con las que cuentas y utilizar tu imaginación y
creatividad.
Características
Microsoft Publisher es un programa que provee un historial
simple de edición similar al de su producto hermano Word, pero a diferencia de Adobe InDesign y Adobe In
Copy,
no proporciona una posibilidad integrada (built-in) de manejo de código XML.
Ayuda a crear, personalizar y compartir con
facilidad una amplia variedad de publicaciones y material de marketing. Incluye
una variedad de plantillas, instaladas y descargables desde su sitio web, para
facilitar el proceso de diseño y edición.
Ilustración 34 Ventana Publisher
Referencias bibliográficas
Scibilia, Ron (junio de 1989). . Popular Mechanics 166 (6): 71-73. Consultado el 15 de (febrero de 2015.)
. Computing
Dictionary (en inglés).
Consultado el 13 de junio de 2007.
https://es.ccm.net/contents/71-introduccion-a-la-ofimatica
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